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​费用报销管理制度

更新时间:2022-11-15 02:34:06作者:网络

费用报销管理制度

1.1发票开具要求

报销各类费用取得的发票应合法、合规、签章清晰(需盖发票开具单位的印章和签名)。马来西亚当地发票一般票面上有“TAX INVOICE”“INVOICE”“CASH BILL”“BILL”标识。取得发票时务必保证发票内容完整性,一般情况下,要包括我司名称、地址,开票单位公司名称、地址、电话号码、GST号码,开票单位的单位印章及签字,日期、金额等,具体内容不得采用简写。其中,“TAX INVOICE”标识的发票必须有开票单位名称、地址、电话号码、GST号码及我司的单位名称和地址;“INVOICE”“CASH BILL”“BILL”标识的发票,票面金额超过500令吉(除油费等小票)务必有我司的单位名称;餐费超过500令吉的发票务必有我司单位名称和地址;住宿费发票不论金额大小务必有我司的单位名称和地址。一般情况下,报销依据为上述类型发票,此外政府类收据、房屋租赁收据也可作为报销依据。

发票单位名称为公司全称,即“CHINA CONSTRUCTION YANGTZE RIVER(MALAYSIA)SND BHD”,不接受其他单位名称的发票。发票开具错误的,应由出具单位重开,不得涂改。

在马来西亚以外的国家开具我司发票时,应取得符合当地政策的合法发票,发票单位名称为“CHINA CONSTRUCTION YANGTZE RIVER(MALAYSIA)SND BHD”。

在中国境内取得的连号发票(除定额发票外)是属于同一经济业务事项,不得拆分报销。定额连号发票只能在同一张报销单报销,不可出现两张报销单定额发票号码相连的情况。

在中国境内取得的飞机退票费开具的收据(飞机退票费必须有行程单样式的正式误机退票单据)禁止报销。

在中国境内取得发票不用填写纳税人识别号。

发票取得必须是原件。

1.2 费用报销其他注意事项

各项费用支出应该本着勤俭节约的原则,在部门年度预算控制范围内使用。

费用支出后需在一个月内到财务部办理报账手续,超过3个月的需写情况说明经分管领导审批方可报销,由于报销手续等原因造成当年票据无法在当年报销完毕的,应在次年2月底前报销完毕。

费用报销实行“一事一单”,不得人为拆分,不得杂糅报销,不得报销因私招待费用和个人消费费用。

发票中注明“礼品、烟、酒、购物卡、奢侈品、桑拿、洗浴、手机、足疗按摩、美容美发、黄金铂金、金银币、手表、服装、高尔夫会所、虫草保健品”其他贵重物品等内容的不予报销。

一份完整的报销单,应包含以部门、项目为单位的报销单汇总表及按顺序对应的报销单。每张报销单包含:封面(必须为财务部领用或打印出来的彩色版费用报销单和差旅费报销单)、A4空白粘贴单、其他资料(发票、报告、合同等)。

报销单填制应完整准确,一律用英文填写:包括报销事由、报销部门/项目、报销日期、附件页数;报销内容填写应规范明了,如餐费meals,金额*,办公用品Office Supplies(常用报销英语附后),金额*;大小写金额填写应准确一致,数字前必须加填货币符号(RM),货币符号与金额数字之间不得留有空白。报销人填写报销单时,大小金额均不能进行涂改,如需要更正请重新填制报销单。

涉及外币折算的,由财务提供报销日折算汇率,报销人自行填写。若要依照报销人提供的汇率折算的,必须提供换汇的水单等凭据。

报销需附报告或清单的,应附经领导批示的报告或购买清单。

固定资产类报销(单价≥5000元,即≥3200令吉,使用寿命超过一个会计年度的资产,如打印机)须附系统流程通过的请购单,自行办理的验收单,发票应晚于请购流程通过时间。非生产性车辆购置必须经局批准,以批复文件作为支付凭证附件。固定资产未事前请购先行购买的不予报销。

以部门/项目为单位提交报销单及报销汇总清单至财务部,收到报销单2个工作日内审核完毕并反馈意见,领导审批完成后财务部在2个工作日内付款。对于需要整改的报销单,项目应自收到发票1周内整改完毕交财务审核,特殊情况1 周内无法整改完毕,请反馈原因,及时通知财务部,避免造成报销款积压。

根据费用性质填写相应单据,差旅费类填写“差旅费报销单”,其他填写“费用报销单”,须用碳素墨水和黑色签字笔填写,不得使用圆珠笔填写。

费用报销单、差旅费报销单所附的原始单据一律粘贴在“空白A4纸”上,不得在该报销单后面粘贴,附件粘贴原则上以左边距2cm处开始,以左上角为基准,从左至右均衡排列,粘贴方法从大张到小张分上下两张排列粘贴,左右附件间隔一公分覆盖粘贴使厚度一致,边角整齐;票据不得在一个地方重复堆积粘贴,出现“大肚子”、“翘尾巴”现象,一张费用报销单可带多份粘贴单,贴不下的可换单继续贴。附件需用液体胶水粘贴牢固,不得使用订书钉、固体胶。

报销单需要签字的内容:“领款人”—“部门(项目)负责人”—“分管领导”—“财务审核”—“财务负责人”,分公司总经理在报销单汇总清单上签字。

报销人填写报销单封面信息,备齐附件,待分管领导在报销单签完字,并附上报销单汇总清单后提交财务部费用会计审核。

1.3费用开支审签权限

分公司机关各部门及项目费用由分公司财务负责人复核,总经理签批。

分公司总经理发生的费用,由财务负责人审核,交叉审批。

如有不可预见的预算外费用发生,原则先按“先批预算后实施”的方式执行。审批流程及额度按上述方式执行。

1.4费用报销流程

报销经办人(或指定的报销专员)收集报销单据

→部门/项目经理纸质签字

→由报销经办人按报销单顺序填列汇总清单(详见附表1、附表2)

→部门/项目经理对汇总清单签字确认

→有主控管理部门的需分管部门或分管领导审批

→交至财务部审核

→财务负责人审批

→分公司总经理审批

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