企业秘书如何打牢自身的文字功底

更新时间：2011-09-18 22:34:26作者：admin

一、认清工作性质
　　秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写,二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等；抄写，即对字迹潦草或起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。而起草文稿，是秘书工作的主要内容。文稿的起草，常常是由领导和秘书合作进行。有时是领导亲自动手，秘书帮助誊写以及做一些收集、补充和核实；有时是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；还有是领导口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料，推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由秘书独立负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断。这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图，并使之成为群众性的行动。以上这些工作都要求文秘人员具有扎实的文字功底。
　　二、找出问题所在
　　但在实际工作中，文秘人员往往会犯一些文字上的错误，这主要体现在语序和文风两方面。语序即词语组合的次序，它既反映了一定的语言习惯，又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会产生很大的变化，有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此，无论从语法、逻辑还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的。如“这样的活动乐于使广大农民群众接受”正确的用法应该是“乐于”应移至“接受”之前；又如“我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会，××院长和其他学院的领导同志出席了这次会议”，正确的用法应该是“其他”应移至“学院的”之后。而公文文风不仅仅是语言文字的问题，也是一定时代潮流和社会风尚在文章中的集中反映，更是一定的世界观、思想路线在公文中的综合表现。目前，在公文制作方面一般会犯以下三种毛病：第一种叫“摆长蛇阵”，如某机关收到44份下级单位的年终工作总结，最长的15000字，最短的7400字，平均每份超过万字。三位分管领导每人平均要看十几万字，合300多页，这对领导来讲是一个不小的工作量。第二种叫“作假失真”，准确性是公文写作的基本原则，但由于受“假大空”作风的影响，公文中弄虚作假的现象屡见不鲜。第三种叫“虚张声势”，实用性是公文的精髓所在，公文不是为了欣赏，而是为了实用，能解决问题。公文的实用性决定了公文必须言及其实、言及其义、朴素无华，来不得半点华而不实、虚情假意等。
　　三、加强学习注重实践
　　1.打牢文字功底基础
　　思考的过程就是学习过程的继续和深化，勤于思考、善于思考能帮助我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力，促进文字功底的提高。
　　2.注重平时的写作训练
　　要掌握并熟悉各种文体的写作知识，平时还要在案头放一本日常应用文类写作教程或类似的教材，备查备用。
　　3.注重平时素材的积累，厚积薄发
　　企业文秘人员要注重广泛收集素材，注重平时写作材料的积累。只有平时大量积累素材、吸收素材，才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出思想新颖性，起草的材料才会文笔生动、言之有物，不至于文稿空洞、单调枯燥、陈旧老套。当然，学习也是一种收集、积累，但仅仅靠学习来积累还远远不够，我们还要采取集腋成裘的方法，点滴收集，广采博取。
　　4.注重知识结构的更新
　　一般来说，办公室处理的多数文字材料都政策性较强，具有相当的广度和深度，加上有的材料还是临时交办，要求几天甚至数小时内就得交稿。这时候，如果企业文秘人员没有一定的文字功底和丰富的素材，就难以胜任，难以满足工作需要。不断接受新知识、新理论、新观念，不断强化自我学习能力，不断更新自己的知识结构，是企业文秘人员提高工作水平的基础和保障。因此，企业文秘人员要十分注重知识结构的更新。
　　5.重在对实践真知的把握
　　企业办公室工作是为领导服务的，文秘工作也概莫能外。面对行业不断出现的新情况、新问题、新矛盾，企业文秘人员仅仅靠翻阅资料、闭门造车是远远不够的，还必须深入基层，深入生产一线，勤于实践，调查研究，详细地掌握第一手资料。

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