其实在认识Rachel之前，我对“秘书”的理解跟大多数人一样简单，觉得秘书就是伺候人的活儿，只要有点儿眼色，没什么太难的，最需要的就是耐 心。直到有机会跟Rachel这个在三家著名外企任职过的“资深秘书”见面聊天，才明白许多看似简单的事情，做起来却并不那样容易。

　　“提起秘书，大多数人都会想到漂亮的女孩。事实上在国外，真正优秀的秘书大多已近不惑之年，或许年龄更大。他们真的非常专业，以我现在的经验是没法比拟的。”这个高挑的女孩子，一身干练的职业套装，说话时的语调平稳却很有力度，老到的样子显得比同龄人成熟许多。

　　垫脚撑起半边天

　　2000年，英语专业毕业的Rachel阴差阳错地进入一家法国公司做秘书工作。当时公司规模还小，许多制度体系不完善，反而给Rachel更多锻炼机会。”其实，做秘书最担心的是得不到上司的信任，因此，在与一个新老板相处的时候，最先要做的就是获取他的信任。”

　　公司要从厦门搬到上海，为了选址让上司满意，Rachel下了很大工夫。”在做事之前，一定要知道上司的口味，否则，你累死累活地跑半天，却不 一定有好效果。而且在给上司提出你的建议时，一定要有十分充足的理由让他相信，你的选择是对的!”在搞明白上司将来想要居住的地段和他心中的期望价格之 后，她跑遍了上海所有的写字楼，把各个写字楼的交通状况、周边服务、居住设施全都调查了一遍。

　　这件事办得很成功，Rachel的秘书生涯漂亮地打了头一仗。“其实许多小事情也在不断地渗透出上司对你信任与否。”Rachel笑着说，就像 订机票、安排行程，有人觉得是再简单不过的事情，不需要任何技巧。其实每个老板都有自己的”口味”，他喜欢乘哪个时段、哪个航空公司的飞机，在飞机上喜欢 坐哪个位子(靠窗口还是靠走廊，头等舱还是经济舱)，喜欢住哪家宾馆、哪个楼层(吸烟还是不吸烟的)、什么样标准的房间等等，这一切秘书都必须了如之掌。 “老板不会亲口告诉你’我喜欢什么’，很多时候要你用心地去想、去琢磨，虽然是小事情，但一次两次办不好，老板就会渐渐丧失对你的耐心和信任。”

　　一个好的秘书是能顶半边天的。比如checkE-mail这种事。刚开始，上司让Rachelcheck完后还要再检查一遍，等过几个月后， Rachel对上司的想法已经了解透彻，她明白哪些E-mail是老板认为必须处理的，哪些是不急需处理的，渐渐地上司就完全相信了Rachel的判断。 “赢取信任需要一个过程，在这个过程中，只有自己用心摸索。”

　　在Rachel眼里，想要做一个合格的秘书，一定要切实地关心自己的上司，这种关心不是常人眼中的阿谀奉承。比如在开会的时候，一个合格的秘书 明白什么时候应该进入会议室给上司送杯水，或者提醒他注意休息等等。”许多人瞧不起这样的小动作，觉得没什么了不起。其实，经历了3个小时甚至更长的会议 后，他这个时候已经很渴、很疲倦了，一个关心的小举动，会拉近你和上司的距离。”

　　Rachel诚恳地说，老板也是人，他们也时常为人际关系头疼，许多老板在别人面前掩饰得很好，其实，他们很难有交心的人，秘书和司机恐怕是他 们最亲密的人了。”作为他身边最贴近的下属和同事，如果他信任你，会跟你讲许多他的烦恼和困惑，因为他知道你不会到处乱讲。更好的秘书，还能够为上司出主 意，替他们解除困惑。”

　　“老板永远是对的!”

　　中国有句古话，“伴君如伴虎”。和上司相处的过程，不但是相互信任的过程，同时也是磨合的过程。

　　Rachel回忆起自己刚入行时的一段遭遇。在法国公司做秘书时的Rachel，因为没有太多经验，上司说的一切命令她都只是用“好的”来回 答。后来她渐渐意识到这样做可能导致每件事情都无法完成。于是，在进入飞利浦公司担任亚太区总裁秘书后，她学会了积极跟上司有效沟通，不能做的一定事先明 说。”上司可能会一天交付10项任务，而你或许只能做好5项，开始就应该跟上司讲明白，我只能完成其中5项，如果都做，可能会做得一塌糊涂。这样，他会另 行安排合适的人选协助你完成工作。如果什么都用’好的’作回答，最终吃苦果的只有自己，而且逐渐会让老板怀疑你的能力。”

　　“中国人不太善于challenge自己的上司，任何事情都容易唯命是从。但在外企，上司更愿意在第一时间知道你遇到的困难和想法，这样更有利于他下一步工作计划的执行。”

　　“老板永远是对的。与上司相处的过程难免会有被误解的时候，这个时候最好先站在上司的角度思考他为什么会这样想，而后找个合适的时解释清楚。如果一开始就不顾一切地去解释，只会适得其反。”

　　Rachel谈起自己曾经遇到过的一个麻烦。中秋节发月饼票，在计算时忘记了司机的份额，当Rachel发现时有点儿慌。一位部门经理知道后把 自己的份额让给了司机，Rachel很高兴。当时上司在泰国出差，Rachel就发E-mail给他，说事情得到了解决。得到的回复却是上司的大发雷霆: “你没有任何权力来帮我决定事情!”Rachel当然很不开心，后来静心一想，明白是自己在信里没有写清楚，让上司误以为自己把他的月饼票给了司机，擅自 动用他的私人物品。”我当时没有即刻打电话给他，只是写E-mail说一切等你回来解释。如果马上打电话辩解，老板会认为你在挑衅他，事情只会更糟。静下 心来找原因才是关键，要把握一个原则——老板永远是对的。他发脾气也好，表扬也好，他有自己的立场，多站在他的角度考虑问题，会让自己做事情事半功倍。”

　　潜伏的“贵人”

　　我一直相信一句话，你成功的一半是由上司定义的。和上司的融洽相处，同时也是对自己的成全。Rachel谈起这一点深有体会。

　　Rachel离开秘书行业已经有半年时间了，而她的事业转型恰好得益于前任上司。Rachel的上司在半年前要调任北京，当时的Rachel有 两个选择，和老板一同去北京继续秘书工作;或者留在上海，重新开始另一个新角色，在这家全球著名的信用卡公司做金融客户专员。经过几夜不眠的思量， Rachel决定选择后者。